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International agierende Unternehmen müssen in vielfältiger Art und Weise mit Ihren Töchterunternehmen und Vertretungen kommunizieren. Gerade im Bereich Controlling sind beispielsweise Reports über Monats- oder Quartalszahlen oftmals ein wiederkehrendes und aufwendiges Unterfangen. Zahlen müssen eingeholt, aggregiert, aufbereitet und bestimmten Personengruppen als fertigen Bericht zur Verfügung gestellt werden. Bei all diesen regelmässig anfallenden  Arbeitsbereichen lässt sich durch Umstellung auf digitale Prozesse viel Zeit einsparen, die man anderweitig effektiver einsetzen kann.

Damit dieses Ziel erreicht werden kann gibt es einiges zu tun: Umstellung der Eingabe-,  Auswertungs- und Reportingvorgänge von manuellen Tätigkeiten via Excel, Email etc. auf einen in das CMS integrierten, digitalen Workflow. Verwaltung aller beteiligten Personen mit Ihren Rechten im CMS. Integration von geschützten Umfragen für die Töchter im Extranet. Erstellung spezieller Umfragetypen für die unternehmensspezifischen Fragestellungen.  Verwaltung der Umfragedaten mehrerer Jahre. Automatische Berechnung und Auswertung der Feedbacks. Nach Auswahl des benötigten Zeitraums: Automatische Erstellung eines vollständigen Reports. Mehrsprachigkeit.

Das leistungsfähige Umfragemodul von redcms© wurde in das Extranet integriert und in die vorhandenen Berechtigungsstrukturen eingebunden. Eine sogenannte 3D-Matrix-Abfrage wurde als neuer Abfragetyp implementiert, damit man Fragestellungen des unternehmensspezifischen Fragebogens umsetzen konnte.Ein neues Auswertungs- und Berichtsmodul greift auf die Umfragedaten zu, wertet diese aus und erstellt einen fertigen Bericht mit Titelblatt, Charts, Tabellen und Legenden in Form einer kompakten PDF-Datei. Diese wird dann in geschützten Bereichen berechtigten Personengruppen zum Download angeboten.

Als Ergebnis wurden die bisherigen Prozesse zur Einholung der Monats- und Halbjahreszahlen über Excelsheets und die folgenden manuellen Arbeitsschritte zur Auswertung und Reporterstellung wurden digitalisiert und optimiert. 18 Tochterfirmen und 11 Vertretungen der Firma arbeiten weltweit mit dem Controllingtool zur Abgabe der regelmässig anfallenden Zahlen effizient. Die Erstellungszeit der Berichte konnte drastisch verkürzt werden.